Briefblock

Das Modul »Briefblock« umfasst die gesammelte Korrespondenz mit den Personen in der Kartei. Zu einem bestehenden Karteieintrag, also einer Person, können beliebig viele Nachrichten hinzugefügt werden. Sie können dabei bestimmen, ob diese als Brief, Fax oder als E-Mail versendet werden sollen. Brief und Fax unterscheiden sich durch angepasste Layouts, E-Mails werden direkt versandt oder Ihrem E-Mail Programm übergeben.

Der erste Brief

Wenn Sie sich erstmals von der Kartei in den Briefblock bewegen, so werden Sie mit einer Frage konfrontiert: »Leider konnte ich keine Korrespondenz zur ausgewählten Adresse finden. Möchten Sie eine neue Nachricht erstellen ...?« Existiert zu einem Karteieintrag also noch kein Eintrag im Briefblock, so können Sie entweder alle Einträge anzeigen lassen oder einen neuen erstellen.
Da wir einen neuen Brief erstellen möchten, sagen wir »Neu« und nun erscheint ein neues Dokument. Empfänger, Adresse und Datum werden bereits übernommen, Sie können Betreff und den eigentlichen Text ergänzen. Dann bestimmen Sie bitte das Ausgabeformat, also ob es sich um einen Brief, ein Fax oder eine E-Mail handeln soll. Klicken Sie hierzu bitte das Auswahlfeld »Ausgabe« an und treffen Sie eine Auswahl. Optional können Sie im Auswahlfeld »Projekt« nebenan das Schreiben auch gleich einem Projekt zuordnen. In diesem Auswahlfeld werden alle Projekte zur entsprechenden Person aufgelistet. Es ist natürlich noch leer, wenn zuvor noch keine Projekte zu einer Person angelegt worden sind. Als nächstes können Sie im Textfeld »Anschrift« gegebenenfalls noch Änderungen oder Ergänzungen vornehmen. Diese Änderungen werden jedoch immer nur für das vorliegende Schreiben und nicht für den Karteieintrag vorgenommen. (Zum Beispiel ideal, um ein »zu Händen« oder eine einmalig abweichende Adresse zu berücksichtigen.) Das nächste Textfeld ist der »Betreff«, den sie natürlich frei gestalten können. Das folgende Datum ist per Standard immer das Erstellungsdatum des Schreibens, kann jedoch beliebig abgeändert werden. Klicken Sie hierzu bitte auf das Datumsfeld und es erscheint ein kleiner Kalender. Im folgenden, unteren Abschnitt ist Platz für den eigentlichen Text. Überschreitet dieser eine gewisse Länge, wird ein Scrollbalken eingeblendet.

Vorlagen

An dieser Stelle ein paar Worte zu Textvorlagen. Diese Funktion wird Sie interessieren, wenn manche Inhalte regelmässig versendet oder mit Textbausteinen versehen werden sollen. Klicken Sie auf den Reiter »Vorlagen« um die Vorlagenebene in den Vordergrund zu holen. Hier werden sich zu einem späteren Zeitpunkt all Ihre Vorlagen und Textbausteine befinden, die auf erneute Verwendung warten. Zunächst kehren wir aber nochmals zum eigentlichen Schreiben zurück und klicken hierzu wieder auf den Reiter »Dokument«, welcher den aktuellen Text in den Vordergrund rückt. Nun speichern wir Ihren Text als Vorlage. Vorausgesetzt Sie haben bereits einen Betreff und ein paar Zeilen in den Textpart getippt, können Sie nun die kleine gelbe Diskette neben dem Datum anklicken. Mit Hilfe dieser Funktion kopieren Sie hr aktuelles Schreiben in die Vorlagen. Ist dies geschehen, klicken Sie auf den Reiter »Vorlagen« und nun finden Sie die Textpassage ebenfalls in den Vorlagen. Auf diese Art und Weise können Sie nach und nach beliebig viele und auch unterschiedliche Textinhalte zur späteren Wiederverwendung ablegen. Mit dem großen Scrollbalken rechts können Sie durch die Vorlagen blättern und wenn Sie eine Vorlage auf ein Dokument anwenden möchten, so klicken sie wiederum auf den kleinen gelben Pfeil (Position wie zuvor die Diskette). Die gewählte Vorlage wird in Ihr Dokument kopiert. Wenn ihr aktuelles Textdokument bereits Inhalte vorzuweisen hat, so warnt alfons mit einer Sicherheitsabfrage, die vor unbeabsichtigtem Überschreiben schützt. Mit der Taste »Papierkorb« können einzelne Vorlagen auch wieder gelöscht werden.

Ausgabe

Wenn Sie ein Dokument fertiggestellt haben, möchten Sie es sicherlich auch in irgendeiner Form ausgeben und versenden. Hierzu klicken Sie in der Funktionsleiste von alfons bitte auf das Drucken-Icon. Je nachdem welche Auswahl im Auswahlfeld »Ausgabe« getroffen wurde, werden Sie zum jeweiligen Ausgabeformular geleitet:

  • Brief: Eine Voransicht des Briefbogens wird angezeigt
  • Telefax: Eine Voransicht des Faxbogens wird angezeigt
  • E-Mail: Eine neue E-Mail wird in ihrem E-Mail-Programm erzeugt*
    Bei Brief und Telefax erscheint gleichzeitig auch ein kleines Dialogfenster, das ihnen die weiteren Schritte abnimmt: »Bearbeiten« erlaubt die nochmalige Überarbeitung des Dokuments, »Papierformat« erlaubt die Druckerspezifischen Einstellungen zu Papier und Ausgabeoptionen und »Drucken« gibt das Dokument schließlich aus – das heißt der Dialog Ihres jeweiligen Druckers wird eingeblendet.
    Lediglich die Ausgabeoption »E-Mail« geht naturgemäß andere Wege. Hier wird, wie gesagt, in ihrem E-Mail-Programm eine neue, vorbereitete Nachricht erstellt. Diese enthält bereits die E-Mail-Adresse aus der Kartei sowie den entsprechenden Betreff und natürlich auch den Textinhalt. Sie brauchen diese E-Mail also nur noch zu senden und profitieren zusätzlich von einer Kopie in alfons.

Profile

Sie können bei jedem einzelnen Schreiben entscheiden, ob es sich zum Beispiel um einen geschäftlichen oder einen privaten Brief, ein privates Fax handelt oder eine E-Mail in einem ganz anderen Zusammenhang handelt. In den Einstellungen haben Sie eventuell schon die drei unterschiedlichen Profile kennengelernt, die jeweils auch über unterschiedliche Briefköpfe verfügen können. Je nachdem welche Auswahl im »Profil« (zu finden in der blauen Infoleiste hinter der »Id«) getroffen wird, erfolgt zum Beispiel der Ausdruck eines Briefes auf dem jeweiligen Briefpapier des Profils. Standardmässig wird neuen Datensätzen immer das Profil zugewiesen, das bis dato auch für Datensätze zu diesem Karteieintrag gewählt wurde. Sie haben bei jedem einzelnen Datensatz dennoch die Möglichkeit, diese Einstellung jederzeit zu ändern. Ein Beispiel: Sie senden einem Freund ausnahmsweise ein Angebot und möchten dieses auf dem Geschäftsbogen ausgeben, obwohl Ihr Freund dem Profil »privat« zugeordnet ist. Oder Sie möchten einem Kunden eine persönliche Notiz zukommen lassen und dafür kurzerhand ihren privaten Absender einsetzen.

Anpassung der Layouts

Die Ausgabelayouts der Briefe und Faxe lassen sich – in gewissen Grenzen – individualisieren. Über die »Vorgaben« und die unterschiedlichen Profilreiter erreicht man zwei Miniaturdarstellungen zum Brief- bzw. Faxbogen. Beim Anklicken erscheint ein Auswahldialog, mit welchem sich Grafiken in den Formaten Pdf, Eps, Tif oder Jpeg importieren lassen. (Pdf- und Eps-Dateien sind hier qualitativ vorzuziehen, da sie bei entsprechender Vorbereitung die höchste Druckqualität bei gleichzeitig kleinster Dateigröße erlauben.) Wenn Sie Brief- und Faxbogen entsprechend vorbereiten, sollten Sie beachten, dass beim Briefbogen aus technischen Gründen nur ein Kopf- und ein Fußbereich umgesetzt wird. (Bei der Faxvorlage nur der Kopfbereich.) Bitte beachten Sie ferner die Druckränder Ihres jeweiligen Druckers, da diese bei den Geräten sehr unterschiedlich ausfallen.
Eine Anpassung der Schriftelemente ist aus technischen Gründen ebenfalls sehr erschwert. Sie ist derzeit nur in der Pro-Version und im Zusammenhang mit einer FileMaker-Lizenz möglich. Optional können Sie hier auch auf unseren Service zurückgreifen, wir passen alfons gerne ihren individuellen Bedürfnissen an – visuell wie auch funktional.

Extras

Wenn sie möchten, steht ihnen natürlich auch eine Rechtschreibprüfung zur Seite. Sie finden diese, indem sie den gewünschten Textabschnitt auswählen und im Menüpunkt »Bearbeiten« / »Rechtschreibung« / »Auswahl prüfen...« auswählen.