Kartei

Die Kartei ist das Herzstück von alfons. Sie enthält alle Personen, mit denen Sie später immer wieder arbeiten werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Kunden, Freunde oder Mitarbeiter handelt. Jeder Eintrag in der Kartei steht zunächst für eine Person. Damit jeder Eintrag jederzeit eindeutig zu identifizieren ist, verfügt jeder Datensatz über eine eigene »Id«, die sie ganz links in der blauen Infoleiste finden.

Der erste Karteieintrag.

Also legen wir mal eine neue Person an. Klicken Sie hierzu bitte in der grauen Funktionsleiste auf das erste Symbol, das »+«. Sie erhalten nun eine leere »Karteikarte«. Das stimmt so nicht ganz – die oben erwähnte Id-Nummer, das Profil und zwei Einträge im Reiter »Info« wurden bereits mit Leben gefüllt. Die Id können Sie nicht verändern, denn sie muss ja eindeutig und einmalig sein. Wenn Sie möchten, können Sie aber zum Beispiel ein anderes Profil auswählen – je nachdem, ob Sie den neuen Karteieintrag eher Kunden, Freunden oder einer anderen Gruppen zuordnen möchten.
Nun können Sie alle übrigen Felder wie Name, Kontaktdaten und Anschrift ausfüllen. Beachten Sie dabei die Textfelder, die vorne über eine gelbe Linie verfügen. Diese bieten Ihnen Auswahlmenüs an, die vielleicht hilfreich sein könnten. So zum Beispiel das Auswahlfeld »Etikett«. Hier können Sie der Karteikarte ein Etikett zuordnen, welches ein späteres Wiederfinden einfacher macht. Klicken Sie hierzu auf das entsprechende Auswahlfeld und stöbern Sie durch die Einträge. Wenn Ihnen die Empfehlungen nicht zusagen, so wählen Sie am Ende der Liste einfach »Bearbeiten« aus. Jetzt können Sie die Einträge der Liste global bearbeiten. Sie werden diese Möglichkeit auch in anderen Auswahlmenüs finden, sofern die Bearbeitung dort sinnvoll und erlaubt ist. An dieser Stelle seien auch die intelligenten, »grossen Schwestern« des profanen Auswahlmenüs genannt. Wenn Sie zum Beispiel eine Postleitzahl angeben und sich dann zum Textfeld »Ort« bewegen, bekommen sie eine Auswahl passender Ortsnamen zur Postleitzahl angeboten. Das funktioniert auch umgekehrt, indem sie zuerst einen Ortsnamen eingeben und dann zum Feld »Plz« zurückkehren.
Damit die Karteikarte übersichtlich bleibt, befinden sich Zusatzinformationen in den Reitern »Info«, »Netzwerk« und «Extra«. Beginnen wir mit »Info«. Die Dateiinformationen oben sind nicht veränderlich, sie geben darüber Auskunft, wer die Karteikarte wann erstellt oder geändert hat. Im Feld darunter finden Sie Platz für freie Notizen oder Stichworte. »Netzwerk« enthält einige intelligente Werkzeuge, um Verbindungen zwischen den Personen in ihrer Kartei abzubilden: Wer kennt wen? Wer ist mit wem verwandt? Wer arbeitet in der selben Organisation? Wie ist man seinerzeit zu dem Kontakt gelangt etc.. Die obere Auswahl »weitere Einträge unter ...« funktioniert automatisch und führt alle Karteieinträge auf, die unter der selben Organisation geführt sind. Zum Beispiel weitere Mitarbeiter der Firma Kleinschmidt. Die untere Auswahl können sie individuell pflegen. Hier bilden Sie Verknüpfungen zu anderen Personen in der Kartei und machen Angaben zur Art der Verbindung. Um eine neue Verknüpfung herzustellen, klicken Sie bitte das kleine, gelbe »+« rechts an. Die Liste wird nun um einen leeren Eintrag ergänzt. Im oberen Feld treffen Sie eine Auswahl zur Art der Verknüpfung. Also ist die Verknüpfung zum Beispiel ein Freund der Person, ein Kunde oder vielleicht mit ihr verheiratet? Die Inhalte dieses Menüs können Sie über den letzten Punkt »Bearbeiten« auch frei editieren. Ansonsten können Sie das Auswahlfeld auch ignorieren und tippen einfach eine Notiz in das Textfeld. Im zweiten, unteren Feld wählen Sie nun eine andere Person aus der Kartei aus, die verknüpft werden soll. Also die Person, die sie mit der aktuellen Karteikarte verknüpfen möchten. Fertig. Nach erledigter Arbeit können Sie bei Verknüpfungen auf den kleinen Rechts-Pfeil klicken und gelangen ganz einfach zu den jeweiligen Verknüpfungen. Möchten Sie eine Verknüpfung später wieder aufheben, so klicken sie auf den Papierkorb.
Der Reiter »Extra«. Hier finden Sie optionale Einstellungen zu Benutzerrechten, Bankverbindung und Verteiler. »Zugriff« reglementiert die Benutzerzugriffe auf alfons. Wenn Sie ausschließlich allein mit alfons arbeiten möchten, können Sie diesen Punkt überspringen. Interessant wird diese Option, wenn Sie sich alfons mit anderen Benutzern teilen oder im Netzwerk arbeiten möchten. Dann können Sie definieren, was die drei Rechtegruppen Autoren, Gruppe und alle mit einem Karteieintrag machen dürfen. Die erste Reihe Häkchen erteilt dabei Leserechte, die zweite Reihe Schreibrechte. Ist also das erste Häkchen bei Gruppe aktiviert und das zweite nicht, so dürfen Benutzer von »Gruppe« die aktuelle Karteikarte zwar betrachten, jedoch nicht bearbeiten oder löschen. Auf diese Art und Weise können Sie ein einfaches und effektives Rechte-Szenario aufbauen. Hierfür müssen jedoch einige, wichtige Vorbereitungen getroffen werden. Stellen Sie zunächst eine Liste mit gewünschten Benutzern zusammen, überlegen Sie sich eine sinnvolle Aufteilung in die drei Rechtegruppen Autor, Gruppe und alle und legen sie die Benutzer schliesslich in den Voreinstellungen an. Nach entsprechender Anlage unterschiedlicher Benutzer, können sich diese schliesslich mit ihren individuellen Zugängen bei alfons anmelden und können – je nach gesetzten Rechten – mit den Daten arbeiten.
Wichtig: Die Rechte der Karteikarte werden auf die übrigen Module vererbt. Dürfen also Benutzer der Gruppe »alle« eine Karteikarte nicht lesen, so dürfen sie auch alle Nachrichten, Notizen, Rechnungen etc., welche mit der Karteikarte zusammenhängen, ebenfalls nicht lesen.

Der Verteiler ist eine schlichte Möglichkeit, Karteikarten »Empfängerkreisen« zuzuordnen. Denkbar sind hier Katalog-Aussendungen oder Geburtstagsgrüße. Die Bezeichnungen der drei Verteiler lassen sich dabei beliebig ändern. Beachten Sie dabei bitte nur, dass sich diese Änderungen global auf alle Karteikarten beziehen und nicht nur auf die aktuell geöffnete!