Kundenkartei, Rechnungsprogramm, Datenbank, Notizzettel und Hirnerweiterung.

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alfons ist eine Datenbanklösung für macOS und Windows und richtet sich an Selbstständige, Freiberufler und kleinere Unternehmen. Die Bürosoftware hilft bei allen Organisationsfragen, die in einem Büro zur Tagesordnung gehören. Ein Programm, das sich an Anwender richtet, die ihren Rechner als Werkzeug betrachten und schon immer den Eindruck hatten, daß es auch etwas einfacher gehen müsse.

Vorteile

Zentrale Lage. In alfons befinden sich alle Daten an einem zentralen Ort: Kontakte, Briefe, Rechnungen, Projekte, Artikel und Notizen. Eine kompakte Anwendung, kein Sammelsurium und keine Suchen mehr. Lassen Sie den Rechner für sich arbeiten und nicht umgekehrt.

Geschenkt. alfons ist in der Basisversion kostenlos. Wirklich kostenlos – keine Werbung, keine InApp-Käufe und keine Weitergabe von Daten. Fairer Deal: Erst wenn Sie mit alfons Geld verdienen möchten, bitten wir Sie um eine Honorierung unserer Arbeit.

Vitamin B. Alles was zusammengehört ist in alfons auch miteinander verbunden. Sozusagen eine Art Mikro CRM. Suchen Sie einen Kunden heraus, springen Sie mit einem Mausklick zu allen entsprechenden Rechnungen oder erstellen Sie kurz eine Telefonnotiz oder ...

Völlig untrendy. Kein Cloud-Modell, keine Abo-Falle, keine Belastungsprobe für den Browser, keine Facebook- oder Dropbox-Schnittstellen. Wenn Sie eine schlichte, schnelle und ehrliche Datenbank suchen, sind Sie hier genau richtig.

Verbindet Welten. alfons ist auf Macs und Windows-Rechnern zuhause und kann optional sogar beide Welten miteinander verbinden. Wer sich dann noch ausgeschlossen fühlt, kommt mit einem iPad oder iPhone an seine Daten.

Die äußeren Werte. alfons wurde nicht von Entwicklern und BWLern, sondern von einer Medienpädagogin und einem Screendesigner konzipiert ;-) Und während sich die meisten Organisationslösungen auf die inneren Werte beschränken müssen, möchte alfons, dass man auch gerne mit ihm arbeitet.

1. Die Software für Selbstständige, Freelancer, Handwerker und alle anderen, die einfach nur ein Werkzeug suchen.

Zum Arbeitsalltag jedes Selbstständigen, Freiberuflers oder Unternehmers gehört ein zunehmender Umfang an organisatorischen Tätigkeiten: Kontakte pflegen, Akquise betreiben, Rechnungen und E-Mails schreiben, Artikel verwalten und vieles mehr.

Ein kleines Szenario, das ihnen vielleicht bekannt vorkommt: Die Kundenkartei wird im klassischen filofax geführt, die Post wird über Word abgewickelt, Rechnungen werden im Layoutprogramm gesetzt und Stundenzettel werden mittels Vordrucken und einem Kugelschreiber gepflegt.

Das geht auch einfacher und professioneller: alfons besteht aus einer leistungsfähigen Datenbank, die alle wesentlichen Daten Ihres Alltags aufnimmt und deren Zusammenhänge berücksichtigt. Im Zentrum steht die »Kartei«, sie enthält alle Daten Ihrer AnsprechpartnerInnen (Kontaktdaten, Firma, Position, mit wem wie bekannt, Bankverbindung und vieles mehr). Die übrigen sechs Module verknüpfen die Personen in der Kartei mit entsprechender Korrespondenz, Rechnungen, Artikeln, Projekten, Aufgaben und Notizen. Dabei können Sie schnell zwischen den Modulen wechseln, ohne immer wieder erneut alles suchen zu müssen.

1.1. Die Kundenkartei 2.0.

König Kunde (oder wer auch immer)

Die Kartei enthält all ihre Kontakte in Form von „Karteikarten” und ist das Zentrum der Datenbank. Jeder Eintrag enthält alle wichtigen Daten zu einer Person, der dann Briefe, Rechnungen, Artikel etc. zugeordnet werden. Wenn Sie von der Karteikarte einer bestimmten Person zu einem anderen Modul springen, so gelangen Sie zu allen passenden Briefen, Rechnungen oder Projekten – ohne eine erneute Suche.
Die Extras: Unter »Info« können sie kurz vermerken, um wen es sich handelt und wichtige Details, wie etwa: „liebt Pralinen” oder „Multiplikator” hinterlegen. Das »Netzwerk« visualisiert Verbindungen zu anderen Personen in der Kartei: Über wen kam der Kontakt zustande? Wer kennt sich bereits oder welche Partner arbeiten zusammen? KollegInnen der selben Firma oder Organisation werden dabei automatisch erkannt.

Leistungsfähigkeit
Ob zwei oder hunderttausend Einträge, die Datenbank bleibt schnell und vor allem zuverlässig.
Flexibilität
Viele Details wie zum Beispiel die Auswahlfelder können individuell angepasst werden.
Soziale Intelligenz
Erstellen Sie Verknüpfungen zwischen einzelnen Personen in Ihrer Kundenkartei.
Kontaktfreudig
Importieren und exportieren in zahlreichen Dateiformaten.

1.2. Ob Brief oder E-Mail, es geht nichts über einen gepflegten Schriftverkehr.

Die kleine Schreibmaschine

Der Briefblock enthält ihre komplette Korrespondenz, ganz gleich, ob Sie Ihren Schreibtisch als Brief, Fax oder E-Mail verlässt. Sie formulieren ihren Text und bestimmen dann einfach, auf welchem Weg er zum Empfänger gehen soll. Briefdokumente verlassen ohne großes Tammtamm ihren Drucker und berücksichtigen so Details, wie vorgedruckte Briefbögen oder private Dokumente (zum Beispiel mit einer anderen Gestaltung).
Optional können Sie auch wichtige E-Mails in alfons erstellen, um diese dann mit ihrem E-Mail-Programm zu versenden. So bleibt alles an einem Ort und zum Beispiel zu einem speziellen Projekt zugehörig.

Don't repeat yourself
Textbausteine erleichtern die Arbeit bei wiederkehrenden Schriftstücken.
Crossmedial
Entscheiden Sie vor oder nach dem Schreiben, ob es ein Brief, eine E-Mail oder ein Telefax werden soll.
Wandlungsfähig
Ihre Kunden erhalten den geschäftlichen Briefkopf und Ihre Freunde die private Version.

1.3. Rechnungen mit Excel, Word oder InDesign schreiben? Ernsthaft?

Das kann man auch einfacher, schneller und übersichtlicher haben.

alfons nimmt Ihnen auch bei der Fakturierung alle lästigen Zwischenschritte ab. Datum, Rechnungsnummer, Mehrwertssteuer, Fälligkeit für den Zahlungseingang etc. – übernimmt alles alfons.
Wenn Sie mit einem festen Artikelstamm oder typischen Dienstleistungen arbeiten, können Sie diese auch gleich als Artikel aus dem Modul Schublade holen. So erhalten Sie schon fast eine kleine Warenwirtschaftslösung.
Und wenn die Rechnungen geschrieben sind? Bereits in der Auflistung aller Rechnungen behalten Sie im Blick, ob eine Rechnung beglichen wurde oder in Verzug ist. Ein grünes Rechnungsdatum steht für eine offene, noch offene Rechnung, ein rotes für einen überfälligen Zahlungseingang.

Flexibilität
Erstellen Sie Rechnungspositionen ganz frei oder verwenden Sie Objekte aus dem Artikelstamm.
Übersicht
Alle Umsätze des Jahres, des Monats oder eines Kunden? Einfach kurz filtern.
Barrierefrei
Fügen Sie in den Voreinstellungen Ihr Logo und Ihre Kontaktdaten ein und das Formular ist druckbereit.

1.4. Notizen, Aufgaben und Protokolle gleich an Ort und Stelle.

Statt Knoten im Taschentuch oder Notizen am Kühlschrank.

Um nach diversen Anrufen, E-Mails und Gesprächen den Durchblick zu behalten, können Sie sich mit alfons schnell eine Telefonnummer oder den nächsten Termin beim Kunden notieren. Das erspart peinliche Rückfragen oder eventuelle Missverständnisse.

Der Clou bei alfons: Auch die Notizen sind natürlich mit dem passenden Ansprechpartner und bei Bedarf mit einem Projekt verbunden und können nicht untergehen.

1.5. Für kleine und größere Projekte.

Projekte ohne Tabellenkalkulation oder anderen Schmerzen verwalten.

Sobald eine Tätigkeit aus mehreren, einzelnen Aufgaben besteht, handelt es sich per Definition um ein Projekt. Ganz gleich wie klein oder groß Ihre Vorhaben sind, alfons hilft Ihnen beim Projektmanagement. Erfassen Sie Ihre einzelnen Aufgaben oder Tätigkeiten und lassen Sie alfons die Rechenarbeit machen. Ideal zum Beispiel für alle, die auf Stundenbasis an Projekten arbeiten.
Den Kern der Projektmappe bilden beliebig viele Projektetappen, die aus Zeiteinheiten oder auch aus (Material)kosten bestehen können. So behalten Sie im Überblick, ob ein Projekt rentabel bleibt und was aktuell zu tun ist.

Übersichtlichkeit
Klick, arbeiten und klick. Arbeitszeiten fallen nicht mehr unter den Tisch.
Flexibilität
Arbeitsschritte, Material, Fremdkosten oder etwas ganz anderes? Sie bestimmen wie Sie arbeiten möchten.
Planbarkeit
Zeiten, Kosten und Fortschritte aller Projektetappen werden natürlich summiert und umgerechnet.

1.6. Artikel, Inventar oder Preise im Auge behalten.

Die »Schublade«, der Ort für alles andere.

Die Schublade enthält all die Zutaten für Ihren Alltag. Im einfachsten Falle erfassen Sie hier Büroinventar oder Hausrat, speichern die unterschiedlichen Angebote Ihrer Zulieferer oder führen sogar eine kleine Warenwirtschaft für Ihr Geschäft inklusive Einkaufs- und Verkaufspreisen.

Im Falle einer Artikelverwaltung dürfte Ihnen die Möglichkeit, Abbildungen zu hinterlegen und Artikel oder Dienstleistungen zu kalkulieren, entgegenkommen. Das heißt Sie geben Ihre Einkaufskonditionen und die gewünschten Endpreise an und alfons errechnet Marge und Steueranteile. Freifelder erlauben ferner auch ganz individuelle Kategorien.

2. Kostenloser Download von alfons für Mac und Windows.

Mitnehmen:

Langer Rede, kurzer Sinn. Laden Sie alfons herunter und probieren Sie ihn einfach aus. Bitte beachten Sie nur, dass sich alfons derzeit noch in Arbeit befindet und nur als Beta-Version erhältlich ist.
Installation Mac: Laden Sie die Imagedatei herunter, öffnen Sie diese und ziehen Sie den Ordner alfons auf die Festplatte oder den Desktop. Dank Apples launiger Produktpolitik müssen Sierra-Anwender derzeit noch eine Extrahürde nehmen, beim folgenden Dialog OK klicken und die Datei alfons2B9.alf auswählen. (Wir arbeiten an einer Lösung.)
Installation Windows: Laden Sie das Installationsprogramm herunter und folgen Sie den Anweisungen. Insbesondere bei Windows 10 werden Ihnen einige Sicherheitswarnungen begegnen, bitte ignorieren/umgehen Sie diese. (Zu weiteren oder ähnlichen Fehlermeldungen unter Windows, dürfen wir auf diese Anleitungen verweisen:
Windows 10 App aus Sicherheitsgründen blockiert oder Windows 7, Dateien als vertrauenswürdig zulassen.

Aktuelle Version: 2 Beta 9 (6. September 2017)

alfons für macOS

alfons für Windows


Systemvoraussetzungen Mac Win
System Min. OS X 10.6 Min. Windows Vista SP1
Prozessor G4/G5 oder Intel x86- oder x64-Bit, min. 1 GHz
Ram Min. 256 MB Min. 256 MB

Einkaufen:

Wenn Sie an der professionellen 2+ Fassung oder an anderen Optionen interessiert sind, bitten wir Sie derzeit noch um ein wenig Geduld. Wir möchten alfons erst dann verkaufen, wenn wir die Anwendertests abgeschlossen und die letzten Fehler behoben haben. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Was wird im Karton sein?

Die Basisversion von alfons ist kostenlos und werbefrei und kostet erst, wenn Sie damit viel Geld verdienen :-) Kommerzielle Anwender – oder wenn Sie die Entwicklung von alfons unterstützen und beschleunigen möchten – erhalten mit alfons pro persönlichen Support und Extrafunktionen. Die Fassung alfons kit ist schließlich komplett anpassbar – optisch, inhaltlich und technisch. Und das alles ohne PHP, SQL oder HTML. Allen, denen die nötigen Kenntnisse oder Stunden fehlen sollten, bieten wir unsere Beratung an.

Funktion alfons alfons pro alfons kit*
Support via Forum
Support via E-Mail
Voller Funktionsumfang
Rechnungsbeträge > € 400,–
Netzwerkfähig*
Individualisierbar*

*Individualisierung und Netzwerkfähigkeit erfordern zusätzliche FileMaker-Lizenzen.

Es soll doch ein Maßanzug werden?

Auf der Basis von alfons kit fertigen wir auch ganz individuelle Lösungen an. Ihnen fehlt noch ein Formular? Brief- und Rechnungsbogen sollen umfangreich angepasst werden? Ihre Branche benötigt spezielle Zusatzfelder oder sogar Zusatzfunktionalitäten? alfons wurde von Anfang an offen und flexibel gehalten, um den unterschiedlichsten Nutzungsanforderungen gerecht zu werden.
Bitte nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wenn Ihnen eine individuelle Lösung vorschwebt. Wir beraten Sie gerne.

Einige der Optionen:

  • Visuelle Modifikationen (Drucklayouts, Anpassungen an das Corporate Design, Optimierung für bestimmte Geräte)
  • Inhaltliche Änderungen (Benennung oder Anzahl von Textfeldern, zusätzliche Datenfelder, andere Anordnung der Elemente)
  • Individualentwicklung (Zusatzfunktionen, Anbindung an andere Systeme, zusätzliche Schnittstellen, Client- / Servermodelle)

3. Support für unsere Anwender.

Rettung naht!

Die Idee hinter alfons war, eine möglichst schlichte und Anwenderfreundliche Lösung zu schaffen. Dennoch kann es immer mal vorkommen, dass ein technisches Problem auftritt oder eine Funktion unklar bleibt – insbesondere bei einer Software, die noch in der Testphase steckt. Hinter alfons steht kein Imperium, aber wir beantworten Ihre Fragen immer so schnell und ausführlich wie möglich.

Anwenderforum

Im Anwenderforum gibt es kompetente Hilfe.

Dokumentation

Das Buch zum Film ;-)

Folgen Sie uns bei Twitter oder senden Sie uns bei anderen Anfragen einfach eine E-Mail.


FAQ

Wie aktiv ist das Projekt?

Ursprünglich ist alfons bei uns als Nebenprojekt zum Bürobetrieb entstanden. Zunächst nur für den eigenen Bedarf, dann kamen Freunde und Kollegen hinzu und schließlich hat sich das kleine Programm mit dem albernen Namen schnell herumgesprochen. Da die Entwicklung bis dato noch nicht monetarisiert wird und wir kein halbfertiges Produkt anbieten möchten, geht es vergleichsweise langsam voran. Wir planen einen baldigen Verkaufsstart und entsprechenden Erfolg vorausgesetzt, werden wir uns dem Projekt dann zu 100% widmen und die Entwicklung ausbauen.

Ist alfons Netzwerkfähig?

Die kostenlose Grundversion ist aus technischen Gründen leider nicht Netzwerkfähig. Dafür sind alfons pro und alfons kit uneingeschränkt netzwerkfähig (auch in heterogenen Mac-/Windows-Arbeitsgruppen). Sie benötigen – ebenfalls aus technischen Gründen – zusätzliche FileMaker-Lizenzen und bei größeren Teams optional eine FileMaker Server-Lizenz.

Wird alfons installiert oder ist es auf mehreren Rechnern nutzbar?

Ja, streng genommen können Sie alfons sogar auf einem USB-Stick mitnehmen und auf einem anderen Rechner weiterarbeiten (sie müssen natürlich nur bei der Plattform Mac oder Windoes bleiben). Ferner ist sogar der Zugriff via Browser darstellbar. Solche Lösungen können Sie selbst oder bei einem Provider hosten.

Wie steht es um den Datenschutz?

alfons überträgt in keinster Weise ungefragt irgendwelche Informationen. Standardmäßig sucht die Anwendung beim Start nach verfügbaren Updates, diese Funktion kann in den Einstellungen auch deaktiviert werden. alfons ist aus guten Gründen keine Cloud-Lösung und alle Daten bleiben stets auf Ihrer Festplatte. Datenschutz kommt bei uns an erster Stelle: Kein Google Analytics, kein Facebook und kein Disqus, dafür ein Rechenzentrum in Deutschland. Wir leisten uns nur einen kleinen Twitter-Account und diesen müssen Sie natürlich nicht besuchen.

Wie zukunftsfähig ist alfons?

Sie vertrauen Ihre Daten einer Software an und der Entwickler geht pleite, eröffnet ein Café oder wandert aus? alfons basiert auf der weit verbreiteten und seit gut 30 Jahren etablierten Entwicklungsumgebung FileMaker. Das mag noch kein Open Source und keine Lebensversicherung darstellen, sorgt aber für eine deutlich größere Sicherheit, als bei den meisten, auch sehr viel größeren Mitbewerbern. Ferner lassen sich alle Daten in zahlreichen Formaten im- und exportieren. Sie bleiben so unabhängig wie nur möglich.

Kann ich alfons an meine Bedürfnisse anpassen?

Standardmäßig können Sie ihre Gestaltungselemente für Briefe und Rechnungen importieren und zahlreiche Einstellungen vornehmen. Die Fassung alfons kit erlaubt bei Bedarf auch extrem tiefe Eingriffe in alle inhaltlichen und visuellen Programmbereiche. Hierfür benötigen Sie keine Kenntnisse in C, Java, SQL oder Html, sondern nur in FileMaker. Unabhängig von alfons bieten wir Ihnen bei Fragen der Evaluierung und Konzeption unsere Beratung an.

Ist alfons auch in anderen Sprachen als Deutsch erhältlich?

Aktuell richtet sich alfons an Anwender in Deutschland, in der Schweiz und in Österreich. Einige Daten wie zum Beispiel Postleitzahlen liegen bereits international vor, in Zukunft sollen aber weitere Sprachen und regionale Anpassungen folgen.

Gibt es auch eine Linux-Version oder ist vielleicht eine in Planung?

Wenn Sie ein erfahrener Linux-Anwender sind, dann können Sie sich alfons doch bestimmt selbst löten ;-) Nein, ernsthaft: Linux ist eine feine Sache, aber aufgrund unserer Datenbankplattform können wir mittelfristig leider keine entsprechende Version anbieten.

4. Neues rund um alfons

Willkommen bei alfonsapp.de

20. Mai 2017

Unsere besonders treuen Anwender können ein Lied davon singen, bis dato musste man viel Geduld mitbringen, was Updates und Ankündigungen betrifft. Leider bleibt dabei ein Großteil unserer Arbeit oft unter dem Wasserspiegel: Grundlegende Bereinigungen des Programmcodes, Upgrades der Entwicklungsumgebung und nicht zuletzt Vorbereitungen für unsere neue Website inklusive neuem Anwenderforum und Dokumentation.

Die neue Website ist schneller, sicherer und macht insbesondere auf mobilen Geräten deutlich mehr Freude. Besonders glücklich sind wir mit unserer neuen Lösung für das Anwenderforum. Umständehalber ist es momentan noch leer, eine Übertragung der alten Inhalte wäre sehr aufwändig gewesen, aber wir hoffen und denken, dass Sie es schon bald mit neuem Leben füllen werden.

In diesem Zusammenhang gibt es auch – Sie werden es bemerkt haben – eine neue Domain. Das war nicht der einzige Grund, aber sie dürfte auch wesentlich einfacher zu merken sein :-)
Was halten Sie von unserer neuen Lösung? Wir würden uns freuen, wenn Sie es uns vielleicht gleich im Anwenderforum mitteilen ...


Beta 9 veröffentlicht

alfons 2 b9 ist da. Zu den wichtigsten Veränderungen gehören:

  • Komplette Umstellung auf FileMaker 15
  • Überarbeitung des Designs und Optimierung der Lesbarkeit
  • »Responsive Design« – Inhalte passen sich nun unterschiedlichen Fenstergrößen an
  • Neues Registrationssystem/Seriennummern in Hinblick auf alfons pro
  • Vereinfachung der Voreinstellungen
  • Volltextsuche wurde optimiert und ausgeweitet
  • Verschlankung des Codes (Stellenweise konnten bis zu 75% eingespart werden)
  • Bei der Erstellung neuer Datensätze wechselt alfons nun immer in die (praktische) Editoransicht
  • Kartei: Schlüsselwort-System optimiert (inkl. Anzeige anderer Einträge mit diesem Schlüsselwort)
  • Kartei: Schlüsselwörter werden nun auch in der Listendarstellung angezeigt
  • Kasse: Umstellung von BLZ/Kto auf BIC/IBAN
  • Kasse: Syntax für individuelle Rechnungsnummern wurde vereinfacht
  • Kasse: Wenn keine Firma angegeben ist, wird der Name verwendet
  • Kasse: Fehler Rechnungspositionen behoben
  • Kasse: Fehler bei der Rechnungsausgabe behoben