Kundenkartei, Rechnungsprogramm, Datenbank, Notizzettel und Hirnerweiterung.

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alfons ist eine Datenbanklösung für macOS und Windows und richtet sich an Selbstständige, Freiberufler und kleinere Unternehmen. Die Bürosoftware hilft bei allen Organisationsfragen, die in einem Büro zur Tagesordnung gehören. Ein Programm, das sich an Anwender richtet, die ihren Rechner als Werkzeug betrachten und schon immer den Eindruck hatten, daß es auch etwas einfacher gehen müsse.

Vorteile

Zentrale Lage. In alfons befinden sich alle Daten an einem zentralen Ort: Kontakte, Briefe, Rechnungen, Projekte, Artikel und Notizen. Eine kompakte Anwendung, kein Sammelsurium und keine Suchen mehr. Lassen Sie den Rechner für sich arbeiten und nicht umgekehrt.

Geschenkt. alfons ist in der Basisversion kostenlos. Wirklich kostenlos – keine Werbung, keine InApp-Käufe und keine Weitergabe von Daten. Fairer Deal: Erst wenn Sie mit alfons Geld verdienen möchten, bitten wir Sie um eine Honorierung unserer Arbeit.

Vitamin B. Alles was zusammengehört ist in alfons auch miteinander verbunden. Sozusagen eine Art Mikro CRM. Suchen Sie einen Kunden heraus, springen Sie mit einem Mausklick zu allen entsprechenden Rechnungen oder erstellen Sie kurz eine Telefonnotiz oder ...

Völlig untrendy. Kein Cloud-Modell, keine Abo-Falle, keine Belastungsprobe für den Browser, keine Facebook- oder Dropbox-Schnittstellen. Wenn Sie eine schlichte, schnelle und ehrliche Datenbank suchen, sind Sie hier genau richtig.

Verbindet Welten. alfons ist auf Macs und Windows-Rechnern zuhause und kann optional sogar beide Welten miteinander verbinden. Wer sich dann noch ausgeschlossen fühlt, kommt mit einem iPad oder iPhone an seine Daten.

Die äußeren Werte. alfons wurde nicht von Entwicklern und BWLern, sondern von einer Medienpädagogin und einem Screendesigner konzipiert ;-) Und während sich die meisten Organisationslösungen auf die inneren Werte beschränken müssen, möchte alfons, dass man auch gerne mit ihm arbeitet.

1. Die Software für Selbstständige, Freelancer, Handwerker und alle anderen, die einfach nur ein Werkzeug suchen.

Zum Arbeitsalltag jedes Selbstständigen, Freiberuflers oder Unternehmers gehört ein zunehmender Umfang an organisatorischen Tätigkeiten: Kontakte pflegen, Akquise betreiben, Rechnungen und E-Mails schreiben, Artikel verwalten und vieles mehr.

Ein kleines Szenario, das ihnen vielleicht bekannt vorkommt: Die Kundenkartei wird im klassischen filofax geführt, die Post wird über Word abgewickelt, Rechnungen werden im Layoutprogramm gesetzt und Stundenzettel werden mittels Vordrucken und einem Kugelschreiber gepflegt.

Das geht auch einfacher und professioneller: alfons besteht aus einer leistungsfähigen Datenbank, die alle wesentlichen Daten Ihres Alltags aufnimmt und deren Zusammenhänge berücksichtigt. Im Zentrum steht die »Kartei«, sie enthält alle Daten Ihrer AnsprechpartnerInnen (Kontaktdaten, Firma, Position, mit wem wie bekannt, Bankverbindung und vieles mehr). Die übrigen sechs Module verknüpfen die Personen in der Kartei mit entsprechender Korrespondenz, Rechnungen, Artikeln, Projekten, Aufgaben und Notizen. Dabei können Sie schnell zwischen den Modulen wechseln, ohne immer wieder erneut alles suchen zu müssen.

1.1. Die Kundenkartei 2.0

König Kunde (oder wer auch immer)

Die Kartei enthält all ihre Kontakte in Form von „Karteikarten” und ist das Zentrum der Datenbank. Jeder Eintrag enthält alle wichtigen Daten zu einer Person, der dann Briefe, Rechnungen, Artikel etc. zugeordnet werden. Wenn Sie von der Karteikarte einer bestimmten Person zu einem anderen Modul springen, so gelangen Sie zu allen passenden Briefen, Rechnungen oder Projekten – ohne eine erneute Suche.
Die Extras: Unter »Info« können sie kurz vermerken, um wen es sich handelt und wichtige Details, wie etwa: „liebt Pralinen” oder „Multiplikator” hinterlegen. Das »Netzwerk« visualisiert Verbindungen zu anderen Personen in der Kartei: Über wen kam der Kontakt zustande? Wer kennt sich bereits oder welche Partner arbeiten zusammen? KollegInnen der selben Firma oder Organisation werden dabei automatisch erkannt.

Leistungsfähigkeit
Ob zwei oder hunderttausend Einträge, die Datenbank bleibt schnell und vor allem zuverlässig.
Flexibilität
Viele Details wie zum Beispiel die Auswahlfelder können individuell angepasst werden.
Soziale Intelligenz
Erstellen Sie Verknüpfungen zwischen einzelnen Personen in Ihrer Kundenkartei.
Kontaktfreudig
Importieren und exportieren in zahlreichen Dateiformaten.

1.2. Ob Brief oder E-Mail, Kommunikation ist alles.

Die kleine Schreibmaschine

Der Briefblock enthält ihre komplette Korrespondenz, ganz gleich, ob Sie Ihren Schreibtisch als Brief, Fax oder E-Mail verlässt. Sie formulieren ihren Text und bestimmen dann einfach, auf welchem Weg er zum Empfänger gehen soll. Briefdokumente verlassen ohne großes Tammtamm ihren Drucker und berücksichtigen so Details, wie vorgedruckte Briefbögen oder private Dokumente (zum Beispiel mit einer anderen Gestaltung).
Optional können Sie auch wichtige E-Mails in alfons erstellen, um diese dann mit ihrem E-Mail-Programm zu versenden. So bleibt alles an einem Ort und zum Beispiel zu einem speziellen Projekt zugehörig.

Don't repeat yourself
Textbausteine erleichtern die Arbeit bei wiederkehrenden Schriftstücken.
Crossmedial
Entscheiden Sie vor oder nach dem Schreiben, ob es ein Brief, eine E-Mail oder ein Telefax werden soll.
Wandlungsfähig
Ihre Kunden erhalten den geschäftlichen Briefkopf und Ihre Freunde die private Version.

1.3. Rechnungen mit Excel, Word oder InDesign schreiben? Ernsthaft?

Das kann man auch einfacher, schneller und übersichtlicher haben.

alfons nimmt Ihnen auch bei der Fakturierung alle lästigen Zwischenschritte ab. Datum, Rechnungsnummer, Mehrwertssteuer, Fälligkeit für den Zahlungseingang etc. – übernimmt alles alfons.
Wenn Sie mit einem festen Artikelstamm oder typischen Dienstleistungen arbeiten, können Sie diese auch gleich als Artikel aus dem Modul Schublade holen. So erhalten Sie schon fast eine kleine Warenwirtschaftslösung.
Und wenn die Rechnungen geschrieben sind? Bereits in der Auflistung aller Rechnungen behalten Sie im Blick, ob eine Rechnung beglichen wurde oder in Verzug ist. Ein grünes Rechnungsdatum steht für eine offene, noch offene Rechnung, ein rotes für einen überfälligen Zahlungseingang.

Flexibilität
Erstellen Sie Rechnungspositionen ganz frei oder verwenden Sie Objekte aus dem Artikelstamm.
Übersicht
Alle Umsätze des Jahres, des Monats oder eines Kunden? Einfach kurz filtern.
Barrierefrei
Fügen Sie in den Voreinstellungen Ihr Logo und Ihre Kontaktdaten ein und das Formular ist druckbereit.

1.4. Notizen und Protokolle gleich an Ort und Stelle.

Statt Knoten im Taschentuch oder Notizen am Kühlschrank.

Um nach diversen Anrufen, E-Mails und Gesprächen den Durchblick zu behalten, können Sie sich mit alfons schnell eine Telefonnummer oder den nächsten Termin beim Kunden notieren. Das erspart peinliche Rückfragen oder eventuelle Missverständnisse.

Der Clou bei alfons: Auch die Notizen sind natürlich mit dem passenden Ansprechpartner und bei Bedarf mit einem Projekt verbunden und können nicht untergehen.

1.5. Projektmanagement light.

Projekte ohne Tabellenkalkulation oder anderen Schmerzen verwalten.

Sobald eine Tätigkeit aus mehreren, einzelnen Aufgaben besteht, handelt es sich per Definition um ein Projekt. Ganz gleich wie klein oder groß Ihre Vorhaben sind, alfons hilft Ihnen beim Projektmanagement. Erfassen Sie Ihre einzelnen Aufgaben oder Tätigkeiten und lassen Sie alfons die Rechenarbeit machen. Ideal zum Beispiel für alle, die auf Stundenbasis an Projekten arbeiten.
Den Kern der Projektmappe bilden beliebig viele Projektetappen, die aus Zeiteinheiten oder auch aus (Material)kosten bestehen können. So behalten Sie im Überblick, ob ein Projekt rentabel bleibt und was aktuell zu tun ist.

Übersichtlichkeit
Klick, arbeiten und klick. Arbeitszeiten fallen nicht mehr unter den Tisch.
Flexibilität
Arbeitsschritte, Material, Fremdkosten oder etwas ganz anderes? Sie bestimmen wie Sie arbeiten möchten.
Planbarkeit
Zeiten, Kosten und Fortschritte aller Projektetappen werden natürlich summiert und umgerechnet.

1.6. Katalog, Shop oder Preislisten im Auge behalten.

Die »Schublade«, der Ort für alles andere.

Die Schublade enthält all die Zutaten für Ihren Alltag. Im einfachsten Falle erfassen Sie hier Büroinventar oder Hausrat, speichern die unterschiedlichen Angebote Ihrer Zulieferer oder führen sogar eine kleine Warenwirtschaft für Ihr Geschäft inklusive Einkaufs- und Verkaufspreisen.

Im Falle einer Artikelverwaltung dürfte Ihnen die Möglichkeit, Abbildungen zu hinterlegen und Artikel oder Dienstleistungen zu kalkulieren, entgegenkommen. Das heißt Sie geben Ihre Einkaufskonditionen und die gewünschten Endpreise an und alfons errechnet Marge und Steueranteile. Freifelder erlauben ferner auch ganz individuelle Kategorien.

2. Kostenloser Download von alfons für Mac und Windows.

Mitnehmen:

Langer Rede, kurzer Sinn. Laden Sie alfons herunter und probieren Sie ihn einfach aus. Bitte beachten Sie nur, dass sich alfons derzeit noch in Arbeit befindet und nur als Beta-Version erhältlich ist. Aktuelle Version: 2 Beta 9 für macOS und Windows

alfons für macOS

alfons für Windows

Systemvoraussetzungen Mac Win
System Min. OS X 10.6 Min. Windows Vista SP1
Prozessor G4/G5 oder Intel x86- oder x64-Bit, min. 1 GHz
Ram Min. 256 MB Min. 256 MB

Einkaufen:

Wenn Sie an der professionellen 2+ Fassung oder an anderen Optionen interessiert sind, bitten wir Sie derzeit noch um ein wenig Geduld. Wir möchten alfons erst dann verkaufen, wenn wir die Anwendertests abgeschlossen und die letzten Fehler behoben haben. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Was wird im Karton sein?

Die Basisversion von alfons ist kostenlos und werbefrei und kostet erst, wenn Sie damit viel Geld verdienen :-) Kommerzielle Anwender – oder wenn Sie die Entwicklung von alfons unterstützen und beschleunigen möchten – erhalten mit alfons pro persönlichen Support und Extrafunktionen. Die Fassung alfons kit ist schließlich komplett anpassbar – optisch, inhaltlich und technisch. Und das alles ohne PHP, SQL oder HTML. Allen, denen die nötigen Kenntnisse oder Stunden fehlen sollten, bieten wir unsere Beratung an.

Funktion alfons alfons pro alfons kit*
Support via Forum
Support via E-Mail
Voller Funktionsumfang
Rechnungsbeträge > € 400,–
Netzwerkfähig*
Individualisierbar*

*Individualisierung und Netzwerkfähigkeit erfordern zusätzliche FileMaker-Lizenzen.

Es soll doch ein Maßanzug werden?

Auf der Basis von alfons kit fertigen wir auch ganz individuelle Lösungen an. Ihnen fehlt noch ein Formular? Brief- und Rechnungsbogen sollen umfangreich angepasst werden? Ihre Branche benötigt spezielle Zusatzfelder oder sogar Zusatzfunktionalitäten? alfons wurde von Anfang an offen und flexibel gehalten, um den unterschiedlichsten Nutzungsanforderungen gerecht zu werden.
Bitte nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wenn Ihnen eine individuelle Lösung vorschwebt. Wir beraten Sie gerne.

Einige der Optionen:

  • Visuelle Modifikationen (Drucklayouts, Anpassungen an das Corporate Design, Optimierung für bestimmte Geräte)
  • Inhaltliche Änderungen (Benennung oder Anzahl von Textfeldern, zusätzliche Datenfelder, andere Anordnung der Elemente)
  • Individualentwicklung (Zusatzfunktionen, Anbindung an andere Systeme, zusätzliche Schnittstellen, Client- / Servermodelle)

3. Neues rund um alfons

Willkommen bei alfonsapp.de

20. Mai 2017

Unsere besonders treuen Anwender können ein Lied davon singen, bis dato musste man viel Geduld mitbringen, was Updates und Ankündigungen betrifft. Leider bleibt dabei ein Großteil unserer Arbeit oft unter dem Wasserspiegel: Grundlegende Bereinigungen des Programmcodes, Upgrades der Entwicklungsumgebung und nicht zuletzt Vorbereitungen für unsere neue Website inklusive neuem Anwenderforum und Dokumentation.

Die neue Website ist schneller, sicherer und macht insbesondere auf mobilen Geräten deutlich mehr Freude. Besonders glücklich sind wir mit unserer neuen Lösung für das Anwenderforum. Umständehalber ist es momentan noch leer, eine Übertragung der alten Inhalte wäre sehr aufwändig gewesen, aber wir hoffen und denken, dass Sie es schon bald mit neuem Leben füllen werden.

In diesem Zusammenhang gibt es auch – Sie werden es bemerkt haben – eine neue Domain. Das war nicht der einzige Grund, aber sie dürfte auch wesentlich einfacher zu merken sein :-)
Was halten Sie von unserer neuen Lösung? Wir würden uns freuen, wenn Sie es uns vielleicht gleich im Anwenderforum mitteilen ...


Beta 9 veröffentlicht

2. Dezember 2016

alfons 2 b9 ist da. Zu den wichtigsten Veränderungen gehören:

  • Komplette Umstellung auf FileMaker 15
  • Überarbeitung des Designs und Optimierung der Lesbarkeit
  • »Responsive Design« – Inhalte passen sich nun unterschiedlichen Fenstergrößen an
  • Neues Registrationssystem/Seriennummern in Hinblick auf alfons pro
  • Vereinfachung der Voreinstellungen
  • Volltextsuche wurde optimiert und ausgeweitet
  • Verschlankung des Codes (Stellenweise konnten bis zu 75% eingespart werden)
  • Bei der Erstellung neuer Datensätze wechselt alfons nun immer in die (praktische) Editoransicht
  • Kartei: Schlüsselwort-System optimiert (inkl. Anzeige anderer Einträge mit diesem Schlüsselwort)
  • Kartei: Schlüsselwörter werden nun auch in der Listendarstellung angezeigt
  • Kasse: Umstellung von BLZ/Kto auf BIC/IBAN
  • Kasse: Syntax für individuelle Rechnungsnummern wurde vereinfacht
  • Kasse: Wenn keine Firma angegeben ist, wird der Name verwendet
  • Kasse: Fehler Rechnungspositionen behoben
  • Kasse: Fehler bei der Rechnungsausgabe behoben

4. Support für unsere Anwender.

Rettung naht!

Die Idee hinter alfons war, eine möglichst schlichte und Anwenderfreundliche Lösung zu schaffen. Dennoch kann es immer mal vorkommen, dass ein technisches Problem auftritt oder eine Funktion unklar bleibt – insbesondere bei einer Software, die noch in der Testphase steckt. Hinter alfons steht kein Imperium, aber wir beantworten Ihre Fragen immer so schnell und ausführlich wie möglich.

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FAQ

Wie aktiv ist das Projekt?

Ursprünglich ist alfons bei uns als Nebenprojekt zum Bürobetrieb entstanden. Zunächst nur für den eigenen Bedarf, dann kamen Freunde und Kollegen hinzu und schließlich hat sich das kleine Programm mit dem albernen Namen schnell herumgesprochen. Da die Entwicklung bis dato noch nicht monetarisiert wird und wir kein halbfertiges Produkt anbieten möchten, geht es vergleichsweise langsam voran. Wir planen einen baldigen Verkaufsstart und entsprechenden Erfolg vorausgesetzt, werden wir uns dem Projekt dann zu 100% widmen und die Entwicklung ausbauen.

Ist alfons Netzwerkfähig?

Die kostenlose Grundversion ist aus technischen Gründen leider nicht Netzwerkfähig. Dafür sind alfons pro und alfons kit uneingeschränkt Netzwerkfähig (auch in heterogenen Mac-/Windows-Arbeitsgruppen). Sie benötigen – ebenfalls aus technischen Gründen – zusätzliche FileMaker-Lizenzen und bei größeren Teams zum Beispiel eine FileMaker Server-Lizenz.

Wird alfons installiert oder ist es auf mehreren Rechnern nutzbar?

Ja, streng genommen können Sie alfons sogar auf einem USB-Stick mitnehmen und auf einem anderen Rechner weiterarbeiten (sie müssen natürlich nur bei der Plattform Mac oder Windoes bleiben). Ferner ist sogar der Zugriff via Browser darstellbar. Solche Lösungen können Sie selbst oder bei einem Provider hosten.

Wie steht es um den Datenschutz?

alfons überträgt in keinster Weise ungefragt irgendwelche Informationen. Standardmäßig sucht die Anwendung beim Start nach verfügbaren Updates, diese Funktion kann auf Wunsch deaktiviert werden. alfons ist aus guten Gründen keine Cloud-Lösung und Ihre Daten bleiben stets auf Ihrer Festplatte. Datenschutz kommt bei uns an erster Stelle: Kein Google Analytics, kein Facebook und kein Disqus, dafür ein Rechenzentrum in Deutschland. Wir leisten uns nur einen kleinen Twitter-Account und diesen müssen Sie natürlich nicht besuchen.

Wie Zukunftsfähig ist alfons?

Sie vertrauen Ihre Daten einer Software an und der Entwickler geht pleite, eröffnet ein Café oder wandert aus? alfons basiert auf der weit verbreiteten und seit gut 30 Jahren etablierten Entwicklungsumgebung FileMaker. Das mag noch kein Open Source darstellen, aber das ist eine deutlich größere Sicherheit, als üblich. Ferner lassen sich alle Datensätze in zahlreichen Formaten im- und exportieren. Sie bleiben so unabhängig wie nur möglich.

Kann ich alfons an meine Bedürfnisse anpassen?

Standardmässig können Sie ihre Gestaltungselemente für Briefe und Rechnungen importieren und zahlreiche Einstellungen vornehmen. Die Fassung alfons kit erlaubt bei Bedarf auch extrem tiefe Eingriffe in alle inhaltlichen und visuellen Programmbereiche. Hierfür benötigen Sie keine Kenntnisse in C, Java, SQL oder Html, sondern allein in FileMaker. Unabhängig von alfons bieten wir Ihnen bei Fragen der Evaluiierung und Konzeption unsere Beratung an.

Ist alfons auch in anderen Sprachen als Deutsch erhältlich?

Aktuell richtet sich alfons an Anwender in Deutschland, in der Schweiz und in Österreich. Einige Daten wie zum Beispiel Postleitzahlen sind bereits international, in Zukunft werden aber weitere Sprachen und regionale Anpassungen folgen.

Gibt es auch eine Linux-Version oder ist vielleicht eine in Planung?

Wenn Sie ein erfahrener Linux-Anwender sind, dann können Sie sich alfons doch bestimmt selbst löten ;-) Nein, ernsthaft: Linux ist eine feine Sache, aber aufgrund unserer Datenbankplattform können wir mittelfristig leider keine entsprechende Version anbieten.

5. Das Handbuch zu alfons.

Dokumentation

Die Dokumentation ist genau so in Arbeit, wie das Produkt selbst. Wir hoffen aber, Ihnen damit den Einstieg erleichtern zu können und die wichtigsten Fragen zu beantworten. Themen und Fragen, die hier nicht aufgeführt sind, können Sie auch in unserem Anwenderforum posten.

5.1. Vorgaben

Über die Navigation links oben erreichen Sie die Vorgaben. Hier können alle individuellen Daten und Einstellungen vorgenommen werden. Die Einstellungen teilen sich in vier Reiter:

  • Allgemein: Alle Einstellungen zu alfons, Programmfunktionen und Netzwerkeinstellungen
  • Vorgaben Geschäft: Ihre Daten für das (Haupt-)Profil
  • Vorgaben privat: Ihre Daten für das zweite Profil (optional)
  • Vorgaben Projekt: Ihre Daten für das dritte Profil (optional)

Was hat es mit den drei Vorgaben Geschäft, privat und Projekt auf sich?

alfons verfügt von Haus aus über drei unterschiedliche Profile, sprich Identitäten oder auch Absender. Sie helfen Ihnen dabei zu unterscheiden, ob Sie zum Beispiel einen geschäftlichen Brief oder ein privates Fax verfassen. Es werden aber nicht nur die jeweiligen Absenderadressen ausgetauscht, sondern auch das Erscheinungsbild ihrer Korrespondenz oder die Bankverbindungen auf einer Rechnung – kurzum alles, was zum jeweiligen Profil dazu gehört. Wenn Sie nur ein Profil für ihre Arbeit benötigen sollten, so können sie die übrigen Vorgaben einfach ignorieren.

Netzwerk.

Im rechten, grünen Bereich finden sie alle Netzwerkrelevanten Einstellungen vor:

  • E-Mail-Versand: Hier können Sie die Verbindungsdaten für Ihr E-Mail-Konto angeben, wenn Sie E-Mails später direkt und ohne Umwege über ein E-Mail-Programm versenden möchten. alfons ist in der Lage E-Mails direkt bei einem SMTP-Server anzuliefern. Bitte fragen Sie Ihren Internetprovider oder Systemadministrator nach diesen Daten und geben Sie diese hier an.
  • Netzwerkbetrieb: Hier können Sie den Serverbetrieb von alfons starten und stoppen, um anderen Benutzern in ihrem Netzwerk Zugriff auf Ihre Daten zu gewähren. Im Textfeld »Ihre Adresse« nebenan wird Ihnen dabei die aktuelle IP-Adresse ihres Rechner angezeigt. Diese benötigen ihre Kollegen gegebenenfalls, um Ihren Rechner und alfons finden zu können. Wichtig: Bitte beachten sie, dass die Serverfunktionalität nur bei der Pro-Version zur verfügung steht!
  • Benutzerverwaltung: Wenn Sie anderen Benutzern ebenfalls Zugriff auf ihre Daten geben möchten – sei es lokal oder über ein Netzwerk – können Sie hier neue Benutzer anlegen. Füllen Sie hierzu bitte alle Felder der oberen Hälfte aus (die untere Hälfte beinhaltet bereits vorhandene Benutzer). Bei »Benutzergruppe« wählen Sie bitte eine geignete Gruppe aus:
    1. Autor: Benutzer, die die Hauptverantwortung für Datensätze tragen sollen
    2. Gruppe: Benutzer, die zum Beispiel einer Arbeitsgruppe angehören
    3. Alle: Alle übrigen, also auch anonymen Benutzer
      Wichtig: Hier treffen Sie zunächst nur die Entscheidung, welcher Gruppe ein neuer Benutzer zugeordnet werden soll. Was Angehörige dieser drei Gruppen später mit einem einzelnen Datensatz, also zum Beispiel einem Karteieintrag, machen dürfen, können Sie später individuell für jeden Datensatz entscheiden. Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie bitte auf das kleine »+« und der neue Benutzer erscheint in der unteren Hälfte und ist damit ab sofort aktiv.

5.2. Kartei

Die Kartei ist das Herzstück von alfons. Sie enthält alle Personen, mit denen Sie später immer wieder arbeiten werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Kunden, Freunde oder Mitarbeiter handelt. Jeder Eintrag in der Kartei steht zunächst für eine Person. Damit jeder Eintrag jederzeit eindeutig zu identifizieren ist, verfügt jeder Datensatz über eine eigene »Id«, die sie ganz links in der blauen Infoleiste finden.

Der erste Karteieintrag.

Also legen wir mal eine neue Person an. Klicken Sie hierzu bitte in der grauen Funktionsleiste auf das erste Symbol, das »+«. Sie erhalten nun eine leere »Karteikarte«. Das stimmt so nicht ganz – die oben erwähnte Id-Nummer, das Profil und zwei Einträge im Reiter »Info« wurden bereits mit Leben gefüllt. Die Id können Sie nicht verändern, denn sie muss ja eindeutig und einmalig sein. Wenn Sie möchten, können Sie aber zum Beispiel ein anderes Profil auswählen – je nachdem, ob Sie den neuen Karteieintrag eher Kunden, Freunden oder einer anderen Gruppen zuordnen möchten.
Nun können Sie alle übrigen Felder wie Name, Kontaktdaten und Anschrift ausfüllen. Beachten Sie dabei die Textfelder, die vorne über eine gelbe Linie verfügen. Diese bieten Ihnen Auswahlmenüs an, die vielleicht hilfreich sein könnten. So zum Beispiel das Auswahlfeld »Etikett«. Hier können Sie der Karteikarte ein Etikett zuordnen, welches ein späteres Wiederfinden einfacher macht. Klicken Sie hierzu auf das entsprechende Auswahlfeld und stöbern Sie durch die Einträge. Wenn Ihnen die Empfehlungen nicht zusagen, so wählen Sie am Ende der Liste einfach »Bearbeiten« aus. Jetzt können Sie die Einträge der Liste global bearbeiten. Sie werden diese Möglichkeit auch in anderen Auswahlmenüs finden, sofern die Bearbeitung dort sinnvoll und erlaubt ist. An dieser Stelle seien auch die intelligenten, »grossen Schwestern« des profanen Auswahlmenüs genannt. Wenn Sie zum Beispiel eine Postleitzahl angeben und sich dann zum Textfeld »Ort« bewegen, bekommen sie eine Auswahl passender Ortsnamen zur Postleitzahl angeboten. Das funktioniert auch umgekehrt, indem sie zuerst einen Ortsnamen eingeben und dann zum Feld »Plz« zurückkehren.
Damit die Karteikarte übersichtlich bleibt, befinden sich Zusatzinformationen in den Reitern »Info«, »Netzwerk« und «Extra«. Beginnen wir mit »Info«. Die Dateiinformationen oben sind nicht veränderlich, sie geben darüber Auskunft, wer die Karteikarte wann erstellt oder geändert hat. Im Feld darunter finden Sie Platz für freie Notizen oder Stichworte. »Netzwerk« enthält einige intelligente Werkzeuge, um Verbindungen zwischen den Personen in ihrer Kartei abzubilden: Wer kennt wen? Wer ist mit wem verwandt? Wer arbeitet in der selben Organisation? Wie ist man seinerzeit zu dem Kontakt gelangt etc.. Die obere Auswahl »weitere Einträge unter ...« funktioniert automatisch und führt alle Karteieinträge auf, die unter der selben Organisation geführt sind. Zum Beispiel weitere Mitarbeiter der Firma Kleinschmidt. Die untere Auswahl können sie individuell pflegen. Hier bilden Sie Verknüpfungen zu anderen Personen in der Kartei und machen Angaben zur Art der Verbindung. Um eine neue Verknüpfung herzustellen, klicken Sie bitte das kleine, gelbe »+« rechts an. Die Liste wird nun um einen leeren Eintrag ergänzt. Im oberen Feld treffen Sie eine Auswahl zur Art der Verknüpfung. Also ist die Verknüpfung zum Beispiel ein Freund der Person, ein Kunde oder vielleicht mit ihr verheiratet? Die Inhalte dieses Menüs können Sie über den letzten Punkt »Bearbeiten« auch frei editieren. Ansonsten können Sie das Auswahlfeld auch ignorieren und tippen einfach eine Notiz in das Textfeld. Im zweiten, unteren Feld wählen Sie nun eine andere Person aus der Kartei aus, die verknüpft werden soll. Also die Person, die sie mit der aktuellen Karteikarte verknüpfen möchten. Fertig. Nach erledigter Arbeit können Sie bei Verknüpfungen auf den kleinen Rechts-Pfeil klicken und gelangen ganz einfach zu den jeweiligen Verknüpfungen. Möchten Sie eine Verknüpfung später wieder aufheben, so klicken sie auf den Papierkorb.
Der Reiter »Extra«. Hier finden Sie optionale Einstellungen zu Benutzerrechten, Bankverbindung und Verteiler. »Zugriff« reglementiert die Benutzerzugriffe auf alfons. Wenn Sie ausschließlich allein mit alfons arbeiten möchten, können Sie diesen Punkt überspringen. Interessant wird diese Option, wenn Sie sich alfons mit anderen Benutzern teilen oder im Netzwerk arbeiten möchten. Dann können Sie definieren, was die drei Rechtegruppen Autoren, Gruppe und alle mit einem Karteieintrag machen dürfen. Die erste Reihe Häkchen erteilt dabei Leserechte, die zweite Reihe Schreibrechte. Ist also das erste Häkchen bei Gruppe aktiviert und das zweite nicht, so dürfen Benutzer von »Gruppe« die aktuelle Karteikarte zwar betrachten, jedoch nicht bearbeiten oder löschen. Auf diese Art und Weise können Sie ein einfaches und effektives Rechte-Szenario aufbauen. Hierfür müssen jedoch einige, wichtige Vorbereitungen getroffen werden. Stellen Sie zunächst eine Liste mit gewünschten Benutzern zusammen, überlegen Sie sich eine sinnvolle Aufteilung in die drei Rechtegruppen Autor, Gruppe und alle und legen sie die Benutzer schliesslich in den Voreinstellungen an. Nach entsprechender Anlage unterschiedlicher Benutzer, können sich diese schliesslich mit ihren individuellen Zugängen bei alfons anmelden und können – je nach gesetzten Rechten – mit den Daten arbeiten.
Wichtig: Die Rechte der Karteikarte werden auf die übrigen Module vererbt. Dürfen also Benutzer der Gruppe »alle« eine Karteikarte nicht lesen, so dürfen sie auch alle Nachrichten, Notizen, Rechnungen etc., welche mit der Karteikarte zusammenhängen, ebenfalls nicht lesen.

Der Verteiler ist eine schlichte Möglichkeit, Karteikarten »Empfängerkreisen« zuzuordnen. Denkbar sind hier Katalog-Aussendungen oder Geburtstagsgrüße. Die Bezeichnungen der drei Verteiler lassen sich dabei beliebig ändern. Beachten Sie dabei bitte nur, dass sich diese Änderungen global auf alle Karteikarten beziehen und nicht nur auf die aktuell geöffnete!

5.3. Briefblock

Das Modul »Briefblock« umfasst die gesammelte Korrespondenz mit den Personen in der Kartei. Zu einem bestehenden Karteieintrag, also einer Person, können beliebig viele Nachrichten hinzugefügt werden. Sie können dabei bestimmen, ob diese als Brief, Fax oder als E-Mail versendet werden sollen. Brief und Fax unterscheiden sich durch angepasste Layouts, E-Mails werden direkt versandt oder Ihrem E-Mail Programm übergeben.

Der erste Brief

Wenn Sie sich erstmals von der Kartei in den Briefblock bewegen, so werden Sie mit einer Frage konfrontiert: »Leider konnte ich keine Korrespondenz zur ausgewählten Adresse finden. Möchten Sie eine neue Nachricht erstellen ...?« Existiert zu einem Karteieintrag also noch kein Eintrag im Briefblock, so können Sie entweder alle Einträge anzeigen lassen oder einen neuen erstellen.
Da wir einen neuen Brief erstellen möchten, sagen wir »Neu« und nun erscheint ein neues Dokument. Empfänger, Adresse und Datum werden bereits übernommen, Sie können Betreff und den eigentlichen Text ergänzen. Dann bestimmen Sie bitte das Ausgabeformat, also ob es sich um einen Brief, ein Fax oder eine E-Mail handeln soll. Klicken Sie hierzu bitte das Auswahlfeld »Ausgabe« an und treffen Sie eine Auswahl. Optional können Sie im Auswahlfeld »Projekt« nebenan das Schreiben auch gleich einem Projekt zuordnen. In diesem Auswahlfeld werden alle Projekte zur entsprechenden Person aufgelistet. Es ist natürlich noch leer, wenn zuvor noch keine Projekte zu einer Person angelegt worden sind. Als nächstes können Sie im Textfeld »Anschrift« gegebenenfalls noch Änderungen oder Ergänzungen vornehmen. Diese Änderungen werden jedoch immer nur für das vorliegende Schreiben und nicht für den Karteieintrag vorgenommen. (Zum Beispiel ideal, um ein »zu Händen« oder eine einmalig abweichende Adresse zu berücksichtigen.) Das nächste Textfeld ist der »Betreff«, den sie natürlich frei gestalten können. Das folgende Datum ist per Standard immer das Erstellungsdatum des Schreibens, kann jedoch beliebig abgeändert werden. Klicken Sie hierzu bitte auf das Datumsfeld und es erscheint ein kleiner Kalender. Im folgenden, unteren Abschnitt ist Platz für den eigentlichen Text. Überschreitet dieser eine gewisse Länge, wird ein Scrollbalken eingeblendet.

Vorlagen

An dieser Stelle ein paar Worte zu Textvorlagen. Diese Funktion wird Sie interessieren, wenn manche Inhalte regelmässig versendet oder mit Textbausteinen versehen werden sollen. Klicken Sie auf den Reiter »Vorlagen« um die Vorlagenebene in den Vordergrund zu holen. Hier werden sich zu einem späteren Zeitpunkt all Ihre Vorlagen und Textbausteine befinden, die auf erneute Verwendung warten. Zunächst kehren wir aber nochmals zum eigentlichen Schreiben zurück und klicken hierzu wieder auf den Reiter »Dokument«, welcher den aktuellen Text in den Vordergrund rückt. Nun speichern wir Ihren Text als Vorlage. Vorausgesetzt Sie haben bereits einen Betreff und ein paar Zeilen in den Textpart getippt, können Sie nun die kleine gelbe Diskette neben dem Datum anklicken. Mit Hilfe dieser Funktion kopieren Sie hr aktuelles Schreiben in die Vorlagen. Ist dies geschehen, klicken Sie auf den Reiter »Vorlagen« und nun finden Sie die Textpassage ebenfalls in den Vorlagen. Auf diese Art und Weise können Sie nach und nach beliebig viele und auch unterschiedliche Textinhalte zur späteren Wiederverwendung ablegen. Mit dem großen Scrollbalken rechts können Sie durch die Vorlagen blättern und wenn Sie eine Vorlage auf ein Dokument anwenden möchten, so klicken sie wiederum auf den kleinen gelben Pfeil (Position wie zuvor die Diskette). Die gewählte Vorlage wird in Ihr Dokument kopiert. Wenn ihr aktuelles Textdokument bereits Inhalte vorzuweisen hat, so warnt alfons mit einer Sicherheitsabfrage, die vor unbeabsichtigtem Überschreiben schützt. Mit der Taste »Papierkorb« können einzelne Vorlagen auch wieder gelöscht werden.

Ausgabe

Wenn Sie ein Dokument fertiggestellt haben, möchten Sie es sicherlich auch in irgendeiner Form ausgeben und versenden. Hierzu klicken Sie in der Funktionsleiste von alfons bitte auf das Drucken-Icon. Je nachdem welche Auswahl im Auswahlfeld »Ausgabe« getroffen wurde, werden Sie zum jeweiligen Ausgabeformular geleitet:

  • Brief: Eine Voransicht des Briefbogens wird angezeigt
  • Telefax: Eine Voransicht des Faxbogens wird angezeigt
  • E-Mail: Eine neue E-Mail wird in ihrem E-Mail-Programm erzeugt*
    Bei Brief und Telefax erscheint gleichzeitig auch ein kleines Dialogfenster, das ihnen die weiteren Schritte abnimmt: »Bearbeiten« erlaubt die nochmalige Überarbeitung des Dokuments, »Papierformat« erlaubt die Druckerspezifischen Einstellungen zu Papier und Ausgabeoptionen und »Drucken« gibt das Dokument schließlich aus – das heißt der Dialog Ihres jeweiligen Druckers wird eingeblendet.
    Lediglich die Ausgabeoption »E-Mail« geht naturgemäß andere Wege. Hier wird, wie gesagt, in ihrem E-Mail-Programm eine neue, vorbereitete Nachricht erstellt. Diese enthält bereits die E-Mail-Adresse aus der Kartei sowie den entsprechenden Betreff und natürlich auch den Textinhalt. Sie brauchen diese E-Mail also nur noch zu senden und profitieren zusätzlich von einer Kopie in alfons.

Profile

Sie können bei jedem einzelnen Schreiben entscheiden, ob es sich zum Beispiel um einen geschäftlichen oder einen privaten Brief, ein privates Fax handelt oder eine E-Mail in einem ganz anderen Zusammenhang handelt. In den Einstellungen haben Sie eventuell schon die drei unterschiedlichen Profile kennengelernt, die jeweils auch über unterschiedliche Briefköpfe verfügen können. Je nachdem welche Auswahl im »Profil« (zu finden in der blauen Infoleiste hinter der »Id«) getroffen wird, erfolgt zum Beispiel der Ausdruck eines Briefes auf dem jeweiligen Briefpapier des Profils. Standardmässig wird neuen Datensätzen immer das Profil zugewiesen, das bis dato auch für Datensätze zu diesem Karteieintrag gewählt wurde. Sie haben bei jedem einzelnen Datensatz dennoch die Möglichkeit, diese Einstellung jederzeit zu ändern. Ein Beispiel: Sie senden einem Freund ausnahmsweise ein Angebot und möchten dieses auf dem Geschäftsbogen ausgeben, obwohl Ihr Freund dem Profil »privat« zugeordnet ist. Oder Sie möchten einem Kunden eine persönliche Notiz zukommen lassen und dafür kurzerhand ihren privaten Absender einsetzen.

Anpassung der Layouts

Die Ausgabelayouts der Briefe und Faxe lassen sich – in gewissen Grenzen – individualisieren. Über die »Vorgaben« und die unterschiedlichen Profilreiter erreicht man zwei Miniaturdarstellungen zum Brief- bzw. Faxbogen. Beim Anklicken erscheint ein Auswahldialog, mit welchem sich Grafiken in den Formaten Pdf, Eps, Tif oder Jpeg importieren lassen. (Pdf- und Eps-Dateien sind hier qualitativ vorzuziehen, da sie bei entsprechender Vorbereitung die höchste Druckqualität bei gleichzeitig kleinster Dateigröße erlauben.) Wenn Sie Brief- und Faxbogen entsprechend vorbereiten, sollten Sie beachten, dass beim Briefbogen aus technischen Gründen nur ein Kopf- und ein Fußbereich umgesetzt wird. (Bei der Faxvorlage nur der Kopfbereich.) Bitte beachten Sie ferner die Druckränder Ihres jeweiligen Druckers, da diese bei den Geräten sehr unterschiedlich ausfallen.
Eine Anpassung der Schriftelemente ist aus technischen Gründen ebenfalls sehr erschwert. Sie ist derzeit nur in der Pro-Version und im Zusammenhang mit einer FileMaker-Lizenz möglich. Optional können Sie hier auch auf unseren Service zurückgreifen, wir passen alfons gerne ihren individuellen Bedürfnissen an – visuell wie auch funktional.

Extras

Wenn sie möchten, steht ihnen natürlich auch eine Rechtschreibprüfung zur Seite. Sie finden diese, indem sie den gewünschten Textabschnitt auswählen und im Menüpunkt »Bearbeiten« / »Rechtschreibung« / »Auswahl prüfen...« auswählen.

5.4. Kasse

In der Kasse können Sie ihre Rechnungen schreiben. Wie in allen anderen Modulen können Sie mit einem Klick auf das »+« in der Funktionsleiste einen neuen Datensatz, also eine neue Rechnung erstellen. Folgende Eingaben werden bereits automatisch durchgeführt: Id, Profil, Name, Firma, Datum, Fälligkeit, Status und Rechnungsnummer werden vom Karteieintrag übernommen oder errechnet. Dabei können Sie Profil, Datum und Status noch selbst editieren. Wie auch in den Modulen Briefblock und Notizzettel können Sie optional noch ein bestehendes Projekt mit der Rechnung verknüpfen.
Mit dem kleinen, gelben »+« legen wir nun eine erste Rechnungsposition an. Nach dem Klick erscheint diese in der Liste im unteren Bereich. Die erste Ziffer ganz links, in diesem Fall eine »1«, ist die Rechnungsposition. Später, wenn Sie über mehrere Rechnungspositionen verfügen, können Sie mit den beiden Pfeiltasten die Reihenfolge der Positionen verändern. Was den eigentlichen Inhalt der Rechnungsposition angeht, haben Sie zwei Möglichkeiten; entweder Sie verwenden ein bestehendes Objekt aus der Schublade, oder Sie machen freie Angaben. Wenn Sie auf die Schublade zurückgreifen möchten, so klicken Sie bitte in das untere Feld und treffen in der Auswahlliste eine entsprechende Auswahl. Der selektierte Artikel wird dann auch im oberen Feld eingefügt, bzw. auch sein Preis wird übernommen. Wenn Sie hingegen flexibel vorgehen möchten, so ignorieren Sie das untere Auswahlfeld und betiteln sie die Rechnungsposition einfach nach Belieben im oberen Feld. Vergessen Sie jetzt nur nicht die Angaben unter Faktor (also wie viele Stunden, Schrauben oder Stühle ...) und unter Einzelpreis. Das untere Feld, also der Gesamtpreis wird wie die Rechnungssumme natürlich automatisch berechnet.
Wichtig: Bitte wählen Sie am Ende noch den korrekten Steuersatz im entsprechenden Auswahlfeld aus.

5.5. Notizzettel

Wenn Sie bereits den Briefblock kennengelernt haben, wird Ihnen die Bedienung des Notizzettels einfach fallen. Die Vorgehensweise bei der Anlage neuer Notizen gleicht der neuer Briefe oder Rechnungen. Das heißt mit dem »+« in der Funktionsleiste legen Sie neue Notizen an, bzw. duplizieren Bestehende mit »++«.
Zu den einzelnen Feldern: Unter »Betreff« geben Sie bitte einen kurzen und aussagekräftigen Begriff an – worum geht es in dieser Notiz? Zum Beispiel: »Telefonat mit Jürgen«. »Firma« und »Name« werden wieder automatisch von der aktuellen Karteikarte übernommen und mit Hilfe von »Status«, »Priorität« und »fällig« können Sie die Notiz entsprechend einordnen. Hier stehen Ihnen auch wieder entsprechende Auswahllisten zur Seite. Handelt es sich also um einen Vorgang, der in Arbeit und dringend ist oder eine Notiz, die auf Eis liegt, aber irgendwann bearbeitet sein muss? Hier können Sie es einstellen. »Notizart« bietet eine weitere Einsortierungsmöglichkeit wie zum Beispiel »Idee« oder »Telefonnetz«. Wie in den übrigen Modulen können Sie Notizen auch gleich einem, bereits vorhandenen Projekt zuordnen. Zum Beispiel könnte es sich um eine wichtige Zusatzinfo zu einem bestimmten Projekt handeln. Schließlich finden Sie im unteren Bereich den nötigen Raum für die eigentlichen Informationen.

5.6. Projektmappe

Die Projektmappe ist der ideale Ort für Ihre Projekte, Arbeiten, Stundenzettel und Vorhaben. Hier können Sie Projekte in ihre einzelnen Etappen gliedern, Arbeitsstunden erfassen oder einzelne Arbeitsschritte notieren. Zur Anlage eines neuen Projekts gehen Sie wie auch in den anderen Modulen vor und klicken in der Funktionsleiste das »+« an. Einige Informationen wie die Id, Name, Firma, Datum und eine einmalige Projektnummer werden bereits vorgegeben. Sie können also mit dem Projekttitel fortfahren und optional können sie noch eine Notiz, welche das Projekt entsprechend beschreibt und einen Status eintragen.
Nachdem das Projekt nun als grober Rahmen steht, fügen wir einen ersten Arbeitsschritt, bzw. eine erste Etappe ein. Klicken Sie hierzu auf das kleine, gelbe »+« vor Datum. Nun erhalten Sie einen neuen Listeneintrag, das Datum wird wieder automatisch eingetragen (kann aber natürlich noch angepasst werden). Gehen wir mal davon aus, dass sie einen Arbeitsschritt festhalten möchten. Wählen Sie dazu in »Startzeit« zum Beispiel »10:00« als Beginn und in »Endzeit« »12:00« als Ende für ihre Arbeit. Nun wählen Sie in »Tätigkeit« entweder einen Vorschlag aus der Auswahlliste aus oder geben Sie einen Freitext ein. »Werte« kann an dieser Stelle einen Stundensatz oder auch einen Materialpreis enthalten. Wenn wir zunächst von zwei Arbeitsstunden ausgehen, setzen wir hier »60,00« als Stundensatz ein. Beim Verlassen des Feldes sehen Sie, dass einige Felder automatisch ausgefüllt werden; die Zeit- und Geldsummen werden sowohl für den Listeneintag, als auch für das gesamte Projekt automatisch berechnet. Jetzt könnten Sie optional noch folgende Angaben ergänzen:
»fertig«, das Feld mit den »0 %« dient der Einschätzung, wie weit der jeweilige Arbeitsschritt bereits vorangeschritten ist. Zum Beispiel »0 %« für noch nicht angefangen, »50 %« für zur Hälfte abgeschlossen oder »100 %« für erledigt. Die Einschätzung können Sie dabei nach Belieben vornehmen. Das lange Textfeld unter dem Datums- und Zeitblock dient der näheren Beschreibung ihres Eintrags, also zum Beispiel »Beratungsgespräch«. Diese Angaben werden Ihnen zum Beispiel später, bei vielen Einzeleinträgen in der liste helfen, den Überblick zu behalten. Rechts neben der Beschreibung schliessen sich noch zwei Felder für eine weitere Kostenposition und deren Preis an. Denkbar sind an dieser Stelle Material- oder Reisekosten, die zu ihrem Arbeitsaufwand noch hinzukommen. So können sie für jede Position zwischen Arbeit und Zusatzkosten differenzieren und können dennoch den Zusammenhang wahren.
Für weitere Einträge in der Liste können Sie nun die Arbeitsschritte wiederholen und beliebig viele, weitere Positionen erstellen. Am Fußende erhalten Sie nochmals die Zeit- und Geldsummen für das ganze Projekt.

5.7. Schublade

In der Schublade können Sie Ihre Artikel organisieren. Ganz gleich, ob es sich um Waren, Dienstleistungen, Inventar, Briefmarken oder ihre Schuhe handelt. Die Idee ähnelt der eines Kataloges, der bei Bedarf auch um Bilder und Preise ergänzt werden kann. Besonders interessant ist dabei die mögliche Verknüpfung zur Kasse, also den Rechnungen. Wenn Sie über entsprechend gepflegte Datensätze in der Schublade verfügen, können Sie in Rechnungen immer wieder auf einzelne Artikel und deren Preise zurückgreifen.
Aber legen wir zunächst einen neuen Artikel an. Das funktioniert exakt so, wie in den anderen Modulen auch. Zu den einzelnen Feldern:

  • Titel: Er sollte eine aussagekräftige Beschreibung des Objektes oder der Leistung enthalten.
  • Nummer: Hier wird automatisch eine einmalige, fortlaufende Artikelnummer generiert.
  • Url: Ein optionaler Link zu einer Produktseite oder weiteren Infos im Internet
  • Kategorien 1 und 2: Zwei Kategorien zur Einsortierung des Objektes (Wichtig: hierbei handelt es sich um »lernende Auswahllisten«. Diese kommen zunächst leer daher, aber speichern über die Zeit Ihre gemachten Einträge. So entsteht nach und nach eine Auswahl Ihrer Kategorien. Denkbare Einträge wären zum Beispiel »Inventar« und »Artikel« für die Kategorie 1 und »Wohnen«, »Spielzeug« und »Geschenke« für die Kategorie 2.)
  • Name und Firma: Diese Angaben werden vom verknüpften Karteieintrag übernommen.
  • Details: Notizen oder Freitext zum Objekt.
  • Abbildungen: Bis zu drei unterschiedliche Abbildungen des Objektes. Klicken Sie auf den kleinen, gelben Ordner um eine entsprechende Datei hochzuladen.
  • Reiter Eigenschaften: im oberen Bereich kommen wir zu einer weiteren Besonderheit. hier können Sie die drei Feldbezeichnungen frei editieren und somit bestimmen, welche Informationen in den den drei Freifeldern organisiert werden sollen. Wichtig: Die Änderungen beziehen sich auch auf alle Einträge der Schublade und nicht nur auf den aktuell geöffneten Datensatz!) Darunter befinden sich noch »Bestand« und »Lagerort«, zwei Felder, die vornehmlich für Waren wichtig sind. Hier können Sie Ihre Bestände und die Lagerorte pflegen.
  • Reiter Kalkulation: In diesem Reiter erhalten Sie Kalkulationshilfen für den Handel mit Artikeln/Dienstleistungen. Klar getrennt für die Einkaufs- und Verkaufseite, können Sie die folgenden Felder editieren:
  • Best.-Nr.: Die jeweilige Bestell- oder Artikelnummer beim Händler/Hersteller und bei Ihnen
  • Lieferzeit: Die Lieferzeit bei ihrem Händler/Hersteller und bei Ihnen
  • Einheit: Gebinde oder Verpackungseinheiten seitens Händler/Hersteller und bei Ihnen
  • Netto: Der Nettopreis ihres Händlers/Herstellers (Bruttopreis wird automatisch errechnet!)
  • MwSt.: Die MwSt.-Sätze Eingangs- und Ausgangsseitig (z.b. 0 % beim ausländischen Händler und 19 % im eigenen Geschäft
  • Brutto: Ihr angestrebter Bruttopreis (Bruttopreis des Händlers/Herstellers wird automatisch errechnet!) Der Prozentwert hinter ihrem Bruttowert kennzeichnet die erreichte Marge der Kalkulation. Ein grüner Wert kennzeichnet dabei ein Gewinn-, ein roter Wert ein Verlustgeschäft.